Emprunter une œuvre

Les demandes de prêt se font par courrier, au moins 6 mois avant la date de début de l’exposition. 

Elles doivent être envoyée à l’attention de :
Mme Lauriane Gricourt - Directrice
Les Abattoirs, Musée – Frac Occitanie Toulouse
76 allées Charles de Fitte
31300 Toulouse 

Ou bien par mail à cette adresse : lesabattoirs@lesabattoirs.org

Les éléments qui doivent y figurer sont :  

- le nom de l’organisme emprunteur et du responsable du projet d’exposition 

- le nom et l’adresse complète du lieu d’exposition 

- le titre de l'exposition et ses dates de début et de fin 

- le dossier d’exposition ou le synopsis du projet 

- la liste des œuvres demandées avec, si possible, la mention du numéro d'inventaire 

- les coordonnées complètes de la personne en charge du dossier et du responsable de la structure, signataire de la convention de prêt 

- les conditions de présentation et de sécurité du lieu d'exposition.  

 Si possible, joindre un Facility report avec des photos des espaces. 

Avant de formuler une demande de prêts, il peut être conseillé de se rapprocher de la chargée des collections afin d’évoquer les contraintes de présentation des œuvres. 

Pour connaître la procédure de demande de prêt d'œuvre en détails, cliquez sur ce lien : Protocole de demande de prêts

Le Pôle Collections et valorisation centralise l’ensemble des demandes et assure l’instruction des dossiers de prêts. 

Le Comité de prêts et dépôts des Abattoirs se réunit tous les mois et étudie collégialement les demandes. 

Il examine le projet du demandeur, la disponibilité des œuvres, la faisabilité technique (état de conservation de l’œuvre, délai de la demande, etc.) et les garanties de sécurité et de conservation figurant dans le Facility report du lieu emprunteur. 

Les Abattoirs peuvent être contraints de refuser la demande de prêt pour diverses raisons :  

• la fragilité de certaines œuvres, qui ne peuvent être déplacées pour des raisons de conservation ; 

• la disponibilité des œuvres, qui peuvent être déjà engagées sur un autre projet ; 

• l’arrivée trop tardive des demandes : au vu du nombre de sollicitations, les Abattoirs ne peuvent traiter les demandes de prêts qu’avec une anticipation suffisante pour bien planifier les opérations de constat d’état et les mouvements. 

En cas d’avis favorable, une lettre officielle d’accord de prêt est adressée à l’emprunteur pour signature, accompagnée de la feuille de prêt, qui précise les conditions et l’engagement de chaque partie.  

L'emprunt d'une œuvre implique un certain nombre d'engagement de la part de l'emprunteur. 

Il est en effet impératif de respecter les délais, les consignes d’emballage, d'exposition, de conservation préventive, de transport, d'assurance ou encore de restitution de l'œuvre. 

Ces obligations sont détaillées dans la feuille de prêt. 

Les engagements demandés à l’emprunteur sont généralement les suivants : 

• Prendre en charge le transport et l’assurance des œuvres prêtées ; 

• Régler les droits d’exposition aux artistes vivants ; 

• Faire figurer sur les cartels et tous les documents produits à l’occasion de l’exposition (outils de communication, de médiation, catalogue…) la mention « Collections les Abattoirs, Musée – Frac Occitanie Toulouse »  

• Transmettre aux Abattoirs tout document créé à l’occasion de la manifestation (cartons d’invitation, dossier de presse, éditions etc.) 

Dans le cas où des interventions préalables au prêt seraient nécessaires (opérations de conservation-restauration, d’encadrement, de convoiement, de copie de films, d’achat de fournitures, etc.), des devis seront établis par le prêteur et les frais peuvent être à la charge de l’emprunteur. 

Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à ces opérations.

La mise à disposition et la restitution des œuvres

Les œuvres sont mises à disposition au plus tôt 15 jours ouvrables avant l’ouverture de l’exposition. Les œuvres sont prêtées avec leur dispositif de montage et de soclage s’ils existent. Si le prêt nécessite un dispositif spécifique, celui-ci est réalisé avec l’accord préalable des Abattoirs. Les œuvres sont restituées aux Abattoirs dans les plus brefs délais, et au plus tard trois semaines après la clôture de l’exposition. 

Partie prenante des collections des Abattoirs, les livres d’artistes peuvent aussi faire l’objet de prêts.  

Deux cas de figures sont envisageables : 

• Une sélection d’une dizaine d’ouvrages peut accompagner le prêt d’œuvres des collections des Abattoirs, dans le cadre d’un projet d’exposition plus large.  

Dans ce cas, la demande de livres doit être intégrée au dossier de demande de prêt de l’exposition, suivant la procédure indiquée plus haut. 

• Il est aussi possible de concevoir une exposition en partant uniquement du fonds de livres d’artistes. 

Pour cela, vous pouvez contacter le responsable du fonds de livres d’artistes, qui vous accompagnera pour affiner votre sélection et dégager de potentielles thématiques. 

Dans les deux cas, la demande sera étudiée par le Comité des prêts et dépôts des Abattoirs.  

En cas d’avis favorable, une lettre officielle d’accord de prêt est adressée à l’emprunteur pour signature, accompagnée de la feuille de prêt, qui précise les conditions et l’engagement de chaque partie. 

Les engagements liés à l’emprunt d’un livre d’artiste sont les mêmes que pour l’emprunt d’œuvre, à l’exception du payement des droits d’exposition aux artistes vivants, dont le prêt de livres d’artistes est exempté.  

Dans un souci de conservation et de protection, l’ensemble des livres d’artistes doit être présenté sous vitrines.  

Les Abattoirs possèdent des vitrines (200x80 cm) qui peuvent être prêtées pour des projets d’exposition, à condition que la demande soit effectuée entre 3 et 6 mois avant le début du projet, et sous réserve de disponibilité aux dates voulues. 

L’installation des livres d’artistes dans les vitrines peut être effectué, selon les cas : 

• Par les équipes des Abattoirs (régisseurs, régisseuses, chargée de projet ou responsable du fonds de livre d’artiste) ; 

• Par les emprunteurs, sous réserve d’examen des conditions d’exposition par le responsable du fonds de livre d’artiste.